事務作業をAIでやる方法【手順つき】

「事務作業にAIを使ってみたいけれど、何から始めればいいか分からない」。

そんな声をよく見かけます。

生成AIのチャット画面を開いてはみたものの、何を入力すればいいか分からずそのまま閉じてしまった、という人も少なくありません。

事務作業でAIを使うコツは、いきなり高度な使い方を狙わず、決まった手順に沿って小さく始めることです。

特に最初の1回は、AIに渡す情報が具体的であるほど出力の精度が上がるという性質を知っているかどうかで、体感の使いやすさが大きく変わります。

この記事では、事務作業にAIを取り入れるときの基本の流れを、5つのステップに分けて紹介します。

事務作業にAIを使っても時短につながらない原因については、事務作業にAIを使っても時短できない人がやりがちなことでも整理しているので、あわせて確認してみてください。

事務作業でAIを使う、基本の流れ

事務作業でAIを使う手順は、大きく次の5つに分けられます。

任せる作業を決める、指示の型を作る、AIに入力する、出力を確認・修正する、型を保存して使い回す、という流れです。

どのステップも特別な設定は不要で、無料で使える生成AIのチャット画面だけで実践できます。

順番に見ていきましょう。

ステップ①：任せる作業を1つ決める

最初から事務作業全体をAIに置き換えようとすると、どこから手をつけていいか分からず、結局続かないことが多くなります。

まずは、メールの返信文の下書き、会議の議事録の要約、報告書のたたき台作成など、比較的パターンが決まっている作業を1つだけ選びます。

「毎回似た内容で発生する」「多少手直しが前提でも困らない」作業ほど、AIに向いています。

逆に、金額や日付の転記、社内規定に厳密に従う必要がある処理、既存システムと連携した定型処理は、最初の候補からは外しておくのが無難です。

1つの作業で手応えを感じてから対象を広げるほうが、AIの得意・不得意の感覚もつかみやすくなります。

ステップ②：指示の型を先に作る

作業を1つ決めたら、次はAIへの指示を「型」として整理します。

型の作り方は、①前提(誰に・何のために)、②制約(文字数・トーン・避けたい表現)、③入力(もとになる事実情報)、④出力形式(件名と本文を分けるなど)の4つを分けて書く方法です。

AIに渡す情報が具体的であるほど出力の精度が上がるため、社内でよく指摘される表現の癖や、上司からの修正が入りやすいポイントも、あらかじめ制約として言葉にしておくと修正の手間が減ります。

たとえば「取引先への納期遅れのお詫びメール」であれば、次のような指示文になります。

これを実際の指示文としてまとめると、次のようになります。

「あなたは取引先とのやり取りに慣れた事務担当者です。取引先の担当者宛てに、納期を3日遅らせるお詫びと新しい納期を伝えるメールを作成してください。300字程度、丁寧だが硬すぎない敬語で、言い訳がましい表現は避けてください。遅延理由は部材の入荷遅れ、新しい納期は8月31日、担当者名は田中様です。件名と本文を分けて出力してください。」

このように①〜④を1文ずつ積み重ねるだけで、AIに何も伝えていない状態からいきなり文章を作らせるより、はるかに使える下書きが返ってきます。

一度この型を作っておけば、次に似た作業をするときは③の入力部分だけ差し替えれば済みます。

ステップ③：AIに入力して下書きをもらう

型ができたら、実際にAIのチャット画面に入力します。

はじめのうちは、①〜④の内容をそのまま一つの指示文としてまとめて入力し、AIからの返答を見ながら足りない情報を補っていくやり方で問題ありません。

議事録の要約であれば、「3つのトピックに分けて要点だけまとめてください」「重要な発言やアクション項目を箇条書きにしてください」のように、用途に応じた出力形式を指定すると、そのまま使いやすい形で返ってきやすくなります。

ChatGPTには、①や②のように毎回変わらない前提・制約をあらかじめ登録しておける「カスタム指示」という設定があります。

カスタム指示に登録した内容はそれ以降のすべての新しいチャットに自動的に反映され、無料プランを含む全プランのWeb・デスクトップ・iOS・Androidで利用できます(ChatGPT Custom Instructions - OpenAI Help Center、<!-- verified:2026-08-27 -->確認)。

業務ごとに前提・制約を先に登録しておけば、毎回の指示文はステップ②の③(入力)部分を貼り付けるだけで済むようになります。

ステップ④：出力を確認・修正する

AIの出力は、そのまま使わずに内容を確認するようにします。

特に、金額・日付・固有名詞・社内独自の言い回しは、AIが誤って書き換えたり、もっともらしい誤情報を混ぜたりすることがあるため、人の目でのチェックが欠かせません。

確認の際は、「事実情報が入力した内容と一致しているか」「社内の言い回しや取引先ごとの慣習に合っているか」の2点を重点的に見ると、修正の手間が減ります。

AIが出した文章を一度で完成形にしようとせず、骨組みと言葉選びの候補をもらう「たたき台」として扱う割り切りも大切です。

一度で正解が出ないことを前提にしておくと、修正が必要になったときの気持ちの負担も小さくなります。

ステップ⑤：型を保存して使い回す

出力の精度に納得できたら、その指示の型を保存して、次回以降も使い回せるようにします。

メモアプリやドキュメントに「業務名・前提・制約・入力例・出力形式」をまとめておくだけでも、次に同じ作業をするときの立ち上がりが早くなります。

ChatGPTを使っている場合は、業務やテーマごとに会話・参考ファイル・カスタム指示をひとまとめに管理できる「Projects」という機能もあります。

Projects自体は無料プランでも利用でき、案件ごとに文脈が分かれるため、複数の業務を並行して進めても指示の型が混ざりにくくなります(Projects in ChatGPT - OpenAI Help Center、<!-- verified:2026-08-27 -->確認)。

1つの作業で型を作る流れに慣れてきたら、同じ手順で別の作業にも少しずつ対象を広げていくと、無理なく事務作業全体の効率化につながります。

事務作業でAIを使うときの注意点

事務作業でAIを使ううえで、あらかじめ知っておきたい注意点を整理します。

• AIの出力は下書きとして扱い、最終的な内容の正誤は人が確認する
• 取引先情報や個人情報、社外秘の数値は入力しない、または入力してよいか事前に確認する
• 金額・日付・法令や社内規定に基づく判断が必要な処理は、AIより既存の業務システムや人の確認を優先する

これらを踏まえたうえで使えば、事務作業でAIを使うメリットを安全に活かせます。

まとめ

• 事務作業でAIを使う基本の流れは、①作業を1つ決める②指示の型を作る③入力して下書きをもらう④出力を確認・修正する⑤型を保存して使い回す、の5ステップ
• 指示の型(前提・制約・入力・出力形式)を先に作り、AIに渡す情報を具体的にするほど、下書きの精度が上がって修正の手間が減る
• 取引先情報や社外秘の数値の入力、金額・日付など間違えられない情報の最終確認は、引き続き人が担う

事務作業向けのAIツールの比較や個別の使い方は、当サイトの事務・経理・メールカテゴリの記事もあわせてご覧ください。